Передача электронных накладных

• Закон Республики Беларусь № 431-З от 26 ноября 2012 г. Налоговый кодекс .
• Постановление Совета Министров Республики Беларусь 9 июля 2013 г. №599 "О некоторых вопросах создания товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов". Постановление разъясняет изменения, вносимые в законодательные акты, позволяющие использовать наряду с бумажным и электронный вариант накладных; в нем представлен пример реестра товарно-транспортных накладных, создаваемых в виде электронных документов.
• Постановление Совета Министров Республики Беларусь 7 марта 2014 г. №202 "О создании товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, а также предоставлении информации о них и внесении дополнений в постановления Совета Министров от 31 октября 2001 г. № 1585 и от 17 февраля 2012 г. № 156". В этом постановлении определены основные роли и требования всех заинтересованных сторон при работе с электронными накладными.
• Постановление Министерства финансов Республики Беларусь и Национальной академии наук Беларуси 17 апреля 2014 г. №22/4 "Об утверждении Инструкции о порядке создания, передачи и получения товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, внесения в них изменений и (или) дополнений и установлении формы удостоверительной надписи на форме внешнего представления товарно-транспортных и товарных накладных, созданных в виде электронных документов, на бумажном носителе".В этом постановлении указан порядок действий, которые совершают участники ЭДО при передаче электронных накладных.
• СТБ 2341-2013 "Электронный обмен данными. Товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов. Формат и требования к созданию", утвержден постановлением Госстандарта от 27 ноября 2013 года № 61 и введен в действие с 1 марта 2014 года. В данном документе определен формат электронной накладной.

Для начала работы с электронными накладными необходимо:

• Получить сертификат открытого ключа ЭЦП организации (см. п.3).
• Получить легитимный GLN-номер, обратившись в Ассоциацию ГС1 Бел. (см. п.4).
• Подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника – заключить соглашение с аттестованным EDI-провайдером. Для этого необходимо заполнить и отправить регистрационную форму, расположенную по ссылке на главной странице сайта www.topby.by (кнопка "Подключиться к TOPBY").
• Оповестить своих контрагентов о переходе на электронный способ передачи товарно-транспортных и товарных накладных, уведомив их официальным письмом с копией на EDI-провайдера. Для обмена электронными накладными ваши контрагенты также должны быть участниками системы электронного документооборота.

Не нужно. По существующему законодательству электронная накладная, созданная и переданная через аттестованного EDI-провайдера, обладает полной легитимностью наравне с бумажным документом.

Ключ ЭЦП выдается руководителю организации либо иному лицу, уполномоченному в соответствии с законодательством РБ или доверенностью действовать от имени этого юридического лица, индивидуального предпринимателя. Для работы с электронными накладными можно использовать ключ ЭЦП, изданный удостоверяющим центром РУП "Информационный издательский центр по налогам и сборам" , Республиканским удостоверяющим центром, у них же его можно и приобрести.

Для получения GLN номера необходимо обратиться в национальную ассоциацию GS1. В Беларуси — это Ассоциация автоматической идентификации ГС1 Бел. Там же можно получить информацию о процедуре получения штрихкодов (GTIN) на товары.

Можно использовать уже имеющийся ключ ЭЦП, если он издан удостоверяющим центром РУП "Информационный издательский центр по налогам и сборам" или Республиканским удостоверяющим центром, и издан на физическое лицо, уполномоченное в организации к подписанию товарно-транспортных и товарных накладных.

Лицо, уполномоченное в соответствии с законодательством или доверенностью действовать (подписывать товарно-транспортные и товарные накладные) от имени юридического лица.

Отправленные (полученные) электронные накладные должны храниться у грузоотправителя, грузополучателя и у EDI-провайдера, через которого они были переданы, в течение срока, определенного законодательством РБ.

Да, передавать накладные можно, при этом учитывая, что если товары (продукция) подлежат штриховому кодированию, то на них необходимо получить штрихкоды (GTIN-ы). Товары, которые не подлежат штриховому кодированию, идентифицируются в передаваемых электронных накладных при помощи внутренних кодов грузоотправителя (грузополучателя).

При создании электронной товарно-транспортной накладной в электронном виде дополнительно создается реестр товарно-транспортных накладных в бумажном виде (приложение к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь № 599 от 09.07.2013 г.), которым должно сопровождаться перемещение груза. Реестр электронных накладных не является первичным документом утвержденной формы и может быть расширен необходимыми для заполнения полями на усмотрение руководителя организации.
По требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т.д.). Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.

Аналогично, как и в бумажной накладной, тара описывается отдельной позицией в электронной накладной.

Аналогично, как и в случае с бумажной накладной. Грузополучатель товара, оформляющий возврат, создает электронную накладную с зеркальными реквизитами грузоотправителя и грузополучателя относительно накладной, по которой он получил товар. То есть грузоотправителем в накладной выступает организация, возвращающая товар, а грузополучателем - организация, поставившая товар.

Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится комиссией, в составе представителей госорганов, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат со сроком действия на один год. С полным перечнем аттестованных EDI-провайдеров можно ознакомиться на сайте Государственного предприятия "Центр систем идентификации".

Система защиты информации программно-технического комплекса на базе EDI-технологий "Информационно-справочная система "TOPBY" прошла необходимые испытания и подтвердила соответствие требованиям по защите информации Республики Беларусь. С учетом результатов оценки был выдан Аттестат соответствия (действителен до 27.01.2021г.).
Ключевыми элементами обеспечения информационной безопасности системы являются:

• Физическая защита от несанкционированного доступа (размещение инфраструктуры на распределенных ЦОДах РУП «Белтелеком»).
• Обеспечение целостности и подлинности электронных документов корректностью встраивания и использования ЭЦП (экспертное заключение).
• Использование безопасных протоколов обмена информацией для работы через Web-интерфейс.
• Поддержка различных вариантов протоколов передачи данных: HTTPS, FTP, AS/2, SOAP, SSL.
• Внутренними регламентами и инструкциями в соответствии с политикой безопасности.

По требованиям стандарта, предъявляемым к аттестованным EDI-провайдерам, все электронные документы должны передаваться в промежутке не более 30 минут. В реальности передача накладной от Отправителя до Получателя (полный цикл с проверками, подтверждениями и служебными сообщениями) происходит в течение 1-2 минут.

Незамедлительно сообщить об этом факте EDI-провайдеру. EDI-провайдер должен принять меры по выявлению и устранению причин недоставки.

По требованиям стандарта СТБ 2353-2014, предъявляемым к аттестованному EDI-провайдеру, последний должен присоединиться к регламенту о предоставлении роумингового соединения (подписать соглашение и быть готовым выполнить все необходимые организационные и технические мероприятия). Это означает, что в случае официального запроса клиента, EDI-провайдер должен настроить роуминг с указанным клиентом аттестованным EDI-провайдером в установленные в требованиях стандарта сроки.
Передача роуминговых сообщений между EDI-провайдерами в пределах Республики Беларусь является бесплатной и для отправителя, и для получателя.

Да. Вопрос перехода на электронный вариант обмена заключается в желании и готовности самого предприятия и его контрагентов к ускорению сроков поставок товара и снижению издержек.

Да, услуга по передаче электронных накладных осуществляется EDI-провайдером на платной основе.
Стоимость создания и передачи электронных накладных дешевле стоимости бумажного варианта комплекта ТТН-1 (ТН-2), при этом не учитывая трудовых и организационных затрат, которые в разы ниже при электронном варианте обмена. С развитием количества передаваемых документов в стране эта стоимость будет, безусловно, снижаться.
На сегодняшний день мы предлагаем различные пакеты по обмену электронными накладными в зависимости от количества передаваемых документов. Более подробную информацию уточняйте у менеджеров нашей компании.